Volgers

maandag 7 januari 2013

ZEVEN VROLIJKE CONCLUSIES OVER VIJF JAAR DE VOORZITTERS


-       Wat is het toch leuk om congressen en symposia met z’n tweeën te leiden. Mijn voorzittersmaat Mick Hartstra en ik, we zijn nog lang niet op elkaar uitgekeken, we blijven elkaar inspireren. Ik heb ervaren dat we vooral de congresdeelnemers blijven verrassen met onze onverwachte manier van presenteren. Soms een flitsende grap, soms een sfeervolle act of een speelse actie met de zaal, soms een serieuze dialoog waarin we ons als relatieve buitenstaanders verwonderen over het thema van de bijeenkomst. 
Opdrachtgevers en deelnemers hebben ons altijd ervaren als een professioneel koppel en nooit als komisch duo. We genieten van onze rollen, maar we staan er niet voor onszelf. Alles wat wij doen staat ten dienste van de congresinhoud.
-       Wat is het toch boeiend om congressen en symposia samen voor te bereiden. Samen met de opdrachtgever, samen als voorzitters. Op m’n eentje raakte ik soms wat uitgekeken of opgedroogd van een congresthema. Maar met z’n tweeën vonden we, als elkaars sparringpartners, altijd weer verrassende aspecten aan een onderwerp. In mijn hart ben ik een solist, maar brainstormen met z’n tweeën vind ik veel vruchtbaarder dan op m’ eentje. Na tientallen congressen en presentaties weet ik: ik kan het prima solo, maar met mijn maat Mick ben ik op mijn best.
Voorbereiden is veel meer dan het halve werk. Het is afbranden van de oude verf, reinigen met ammonia, schuren, plamuren, opnieuw schuren, gronden, nóg een keer schuren en bijplamuren. Aflakken en voorzitten is het werk niet.
-       Wat is het toch belangrijk om toegewijde professionals te hebben voor licht en geluid bij een congres. Ik vergeet nooit die depressieve conciërge van dat zaaltje die elk kwartier weg slofte van zijn primitieve mengpaneeltje omdat ie weer een zware Van Nelle moest opsteken. Soms, als ik te zwaar getafeld heb, word ik weer overvallen door die nachtmerrie van rondzingende microfoons, uitvallende geluidsboxen, knipperende spots, haperende beamers.
We weten nu: altijd ruim van te voren de locatie bekijken, afspraken maken met de mensen van de techniek, contact houden tijdens het evenement.
-       Wat is het toch mooi om als voorzitters de mensen persoonlijk welkom te heten als ze het congrescentrum binnen komen. Van een congres neem je iets mee: nieuwe informatie, nieuwe inzichten, nuttige contacten. Maar het belangrijkste: een aangename ervaring in een aangename sfeer. Daardoor hou je een positieve herinnering aan het congres en de congresorganisator.
We willen het liefst alle deelnemers aan het begin of aan het eind van het congres een hand gegeven hebben. Bij massale congressen lukt dat niet. Alleen al daarom doen we die niet meer.
-       Wat zijn er toch weinig mensen die goed kunnen spreken op een congres. We hebben dood nerveuze inleiders meegemaakt, onzekere en bange sprekers, saaie grijze sprekers, zelfingenomen inleiders; we hebben inleidingen zonder kop of staart, veel te lange en gortdroge inleidingen uitgezeten; we hebben sprekers met duizenden sheets, met irritante stopwoorden en enge giecheltjes aangehoord; mensen met microfoonangst, met beamervrees, met zaalfobie. We hebben zalen in slaap zien vallen…
     Wij hebben altijd met alle sprekers van te voren persoonlijk contact opgenomen. Dat stelt mensen op hun gemak. Maar vanaf nu bieden we inleiders de keuze omzich van te voren door ons kort te laten coachen en achteraf feedback te ontvangen.
-       Wat zijn de meeste deskundigenpanels aan het eind van congressen toch saai en zinloos. Een kwart van de aanwezigen wil rond half vijf naar huis en glipt de zaal uit. Een kwart trekt heeft aan het eind van de middag al lang zijn eigen conclusies getrokken en zit niet te wachten op deskundo’s. Een kwart heeft geen vraag aan het panel of durft de vraag niet te stellen. En onder het laatste kwart bevinden zich drammers en hobbyisten, die aan het eind van de lange dag hun kans grijpen en waar het panel geen raad mee weet.
Soms lukte het ons helaas niet om het panel uit het programma en uit het hoofd van de opdrachtgever te schrappen. Dan zit er niets anders op dan zo snel mogelijk de zaal af te leiden met de geur van bitterballen en het geluid van rinkelend glaswerk.
-       Wat zijn sommige debatstellingen toch onmogelijk. Het zijn soms open deuren, het zijn geen tegenstellingen (kiezen = verliezen), het zijn brave standpuntjes waar geen fatsoenlijk mens bezwaar tegen kan maken.
Echte debatten zijn leuk en levendig, maar laat ons de stellingen formuleren en de vuurtjes opstoken.

Veel geleerd in die vijf jaar. We tekenen voor minstens nog eens vijf jaar. Voorzitten kost energie , maar levert mij nog veel meer energie op. En plezier!

Geen opmerkingen:

Een reactie posten